Работа с файлами: загрузка заявок и Excel
Пошаговое руководство для инженеров и менеджеров лаборатории
Зачем загружать файлы в чат
Заказчики часто присылают заявки в виде файлов: Excel, PDF или Word. Вместо того чтобы вручную переписывать данные в систему, вы можете перетащить файл в чат с помощником. Помощник прочитает содержимое, определит тип документа (заявка, прайс, протокол и т.д.), извлечёт данные и предложит готовый черновик заказа или покажет выжимку. Вы остаётесь главным: проверяете данные и нажимаете «Создать заказ» только когда всё верно.
Какие файлы можно загружать
Поддерживаются типичные форматы документов лаборатории:
| Формат | Для чего обычно используется |
|---|---|
| Excel (.xlsx, .xls) | Заявки, таблицы с позициями, данные измерений |
| Заявки, протоколы, скан-копии | |
| Word (.docx) | Заявки, письма, договоры |
Если формат не поддерживается, помощник сообщит об этом и подскажет, что сделать (например, сохранить из другой программы в Excel или PDF).
Как загрузить файл: пошагово
Шаг 1. Откройте чат с помощником
Нажмите кнопку чата в правом нижнем углу или перейдите на страницу работы с AI (например, «AI» в меню).
Шаг 2. Перетащите файл в область чата или нажмите «Прикрепить»
- Вариант А: Перетащите файл с компьютера в окно чата (в область, где пишете сообщения). Появится полоска загрузки.
- Вариант Б: Нажмите значок скрепки или кнопку «Прикрепить файл» рядом с полем ввода и выберите файл на компьютере.
GIF: Перетаскивание файла в чат → полоска «Загрузка…» → файл прикреплён.
Путь:docs/user-guides/ai-assistant/assets/file-drag-upload.gif
Шаг 3. Дождитесь анализа
После загрузки помощник начнёт анализировать файл. На экране может появиться короткое сообщение вроде: «Анализирую файл…», «Определяю тип документа…», «Извлекаю данные…». Обычно это занимает несколько секунд.
Шаг 4. Посмотрите результат в чате и на холсте
Помощник напишет в чате, что обнаружено в файле (например: «Обнаружена заявка на испытание»), и при необходимости откроет на холсте (справа) черновик заказа с предзаполненными полями:
- Заказчик, объект, контакты
- Позиции испытаний, количество, цены (если они есть в прайсе)
- Итоговая сумма (если можно посчитать)
Вы проверяете данные, при необходимости правите их прямо на холсте и нажимаете «Создать заказ». До нажатия заказ в систему не создаётся.
GIF: Файл загружен → «Анализирую…» → в чате краткая выжимка → на холсте форма заказа с заполненными полями → исправление поля → «Создать заказ».
Путь:docs/user-guides/ai-assistant/assets/file-analyze-and-order.gif
Excel-заявки: что будет из файла
Если вы загружаете Excel с заявкой (таблица с заказчиком, объектом, списком испытаний и т.д.):
- Помощник определит, что это заявка на испытания.
- Извлечёт из таблицы: название заказчика, объект, позиции (виды испытаний, количество).
- Сопоставит позиции с вашим прайс-листом и подставит цены, где возможно.
- Покажет на холсте черновик заказа с этими данными.
Вы можете сразу создать заказ или отредактировать черновик (добавить/убрать позиции, изменить количество, цены).
Если в файле несколько листов или много строк — помощник обработает основные данные и укажет, что учтено (например: «Учтено 3 листа, 15 позиций»). При необходимости можно загрузить ещё один файл или уточнить в чате: «Добавь в заказ ещё арматуру на растяжение, 4 образца».
Несколько файлов (например, архив)
Если заказчик прислал несколько файлов (или один архив):
- Загрузите файлы по одному в чат или напишите: «Разбери вложения: [прикрепите файлы]».
- Помощник перечислит, что в каждом файле (заявка, чертёж, таблица измерений и т.д.), и предложит действия: «Создать заказ из заявки», «Импортировать данные измерений», «Просмотреть файл».
- Вы выбираете нужное действие в чате (например: «Создай заказ из первого файла») — на холсте появится черновик. Остальные файлы можно использовать в следующих сообщениях.
Безопасность и конфиденциальность
- Файлы обрабатываются в рамках вашей лаборатории (ваши данные не смешиваются с другими организациями).
- Помощник не сохраняет файлы где попало: они используются для разбора заявки и создания черновика заказа. Сохранение в систему происходит только когда вы нажимаете «Создать заказ» или явно просите сохранить файл в документы заказа.
Что делать, если что-то пошло не так
| Ситуация | Что сделать |
|---|---|
| Файл не загружается | Проверьте формат (Excel, PDF, Word). Если файл очень большой, попробуйте уменьшить или разбить. |
| Помощник «не понял» файл | Напишите в чате коротко: «В файле заявка от [название], объект [адрес], нужны испытания бетона B25, 6 образцов» — помощник подстроится и предложит черновик. |
| Цены не подставились | Уточните в чате: «Добавь цены из прайса» или проверьте, что позиции в заявке совпадают с названиями в вашем прайсе. |
| Нужно изменить черновик | Редактируйте поля прямо на холсте до нажатия «Создать заказ». |
Краткая шпаргалка
- Открыть чат → перетащить файл или нажать «Прикрепить».
- Дождаться анализа → прочитать сообщение в чате и открыть холст справа.
- Проверить черновик заказа на холсте → исправить при необходимости.
- Нажать «Создать заказ» — только когда всё верно.
Так вы сокращаете ручной ввод и реже ошибаетесь при переносе данных из заявок в систему.
Если функция «Excel-заявки» в вашей версии ещё помечена как «скоро» — черновик заказа по файлу может появляться не для всех типов файлов. Актуальный список возможностей подскажет помощник по запросу: «Что ты умеешь делать с файлами?»